OGP - CONSALTING PARTNERSHIP
Контакты:
Адрес:
ул. Соломенская дом 3, офис 807 г. Киев,
Телефон:
(044) 337-7315,
Электронная почта:
i@ogp.ua

Україна, м. Київ,

вул. Солом`янська,

буд 3, офіс 807

Polska, Kraków,

ul. Kraszewskiego

36/128

Україна, Київ,

Polska, Kraków,

ДСТУ 4163: 2020 - огляд нововведень документообігу 2021-09-30 21:00:00

 

Із першого вересня 2021р. набрав чинності ДСТУ 4163:2020. Його мета – здійснення оформлення службових документів державними органами, підприємствами, установами та іншими юридичними особами за встановленими реквізитами і згідно вимог до їх оформлення незалежно від носія інформації.

Використання ДСТУ 4163:2020 фізичними особами-підприємцями при оформленні службових документів не є обов’язковим (тільки за власним бажанням), оскільки в стандарті про них нічого не вказано.

Дія ДСТУ 4163:2020 розповсюджується на наступні організаційно-розпорядчі документи:

Організаційні:

  • Статути;
  • Положення;
  • Штатний розпис;
  • Посадові інструкції.

Розпорядчі:

  • Постанови;
  • Розпорядження;
  • Рішення;
  • Накази.

Інформаційно-аналітичні (документи, що створюються в ході діяльності підприємства):

  • Службові записки;
  • Пояснювальні записки;
  • Довідки;
  • Акти.

Важливо: вся кадрова документація повинна орієнтуватись на вимоги прописані в даному стандарті.

У ДСТУ 4163:2020 відображені зміни пов’язані із:

  1. Змістом та місцем розташування реквізитів в організаційно-розпорядчих документах;
  2. Складом реквізитів в організаційно-розпорядчих документах;
  3. Вимогами до виготовлення та здійснення оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Обов’язковими для юридичних осіб є наступні реквізити:

  • Назва юридичної особи;
  • Вид документу;
  • Дата складання документу;
  • Реєстраційний індекс;
  • Заголовок до тексу;
  • Текст;
  • Підпис.

Мова документів виключно українська, можливий виняток тільки при здійсненні спілкування юридичної особи із нерезидентом (за такої умови документ складається двома мовами: ліворуч українською, праворуч іноземною).

Що робити директору при оформленні документів? Аутсорсинг ці питання вирішує.

 

Оформлення організаційно-розпорядчих документів згідно ДСТУ 4163:2020

ВИМОГА

ОФОРМЛЕННЯ

Підпис

Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ.

Адресат

Посада, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ адресата (у давальному відмінку).

Гриф затвердження документа

Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок), найменування посади, особистий підпис, власне ім’я, прізвище особи і дата затвердження.

Резолюція

Прізвище/прізвища, власне ім’я/імена виконавця/виконавців (у давальному відмінку), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

Віза (внутрішнє погодження) документа

Найменування посади (за бажанням), особистий підпис, власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ особи, яка візує документ, дата візування.

Відмітка про засвідчення копії документа

Згідно з оригіналом (без лапок), найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ, дата засвідчення копії.

Відомості про виконавця документа

Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону.

Відмітка про ознайомлення з документом

З документом ознайомлений/ознайомлена (без лапок), особистий підпис, власне ім’я, дата, (працівник особисто проставляє під час ознайомлення із документом).

Відмітка про виконання документа

До справи (без лапок), номер справи, у якій документ зберігатиметься, посилання на дату й реєстраційний індекс документа, що засвідчує виконання, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище відповідальної особи, дата оформлення відмітки.

Найменування підприємства

ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (допустимим є використання напівжирного прямого шрифту).

Важливо: найменування повинне відповідати повному найменуванню, яке прописано в статуті, нижче повного найменування розміщують скорочене (якщо воно прописане в статуті).

Назва виду документа

ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (допустимим є використання напівжирного прямого шрифту).

Важливо: у листах назву виду документу не вказують.

Емблема або торговельна марка

З лівого боку аркушу від найменування юридичної особи .

Реєстраційний індекс документа

Порядковий номер документу (тільки в межах групи зареєстрованих документів), через риску можливе доповнення індексами.

Дата документа

Цифровий: крапка в кінці документу не проставляється, якщо число містить одну цифру, обов’язково попереду проставляється нуль.

Словесно-цифровий (для документів фінансового характеру): якщо число містить одну цифру, обов’язково попереду проставляється нуль.

Реквізити поштового адреса

Послідовність: 1. Назва вулиці; 2.номер будинку; 3. Номер корпусу чи офісу (за наявності); 4. Назва населеного пункту, району, області;

5. Поштовий індекс.

Важливо: якщо юридична адреса юридичної особи відрізняється від місця фактичного провадження діяльності потрібно зазначати обидві адреси.

Місце складання документа

Зазначається в усіх документах ( виняток листи).

Місце складання повинне відповідати вимогам КАТОТТГ.

Підпис документа у разі відсутності посадової особи

Підписує заступник посадової особи або інша уповноважена особа: Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ.

Важливо: використання словосполучення «Виконувач обов’язків» до найменування посади можливе тільки за наявності розпорядчого документу.

При відсутності посадової особи, що прописана в документі (якщо передрукувати організаційно-розпорядчий документ не має можливості) рукописним або машинописним способом вносять виправлення щодо посади підписанта.

Відбиток печатки

Охоплює останні кілька літер посади особи, що уповноважена підписувати організаційно-розпорядчий документ (але не її особистий підпис) або спеціально відведеному місці (відмітка «МП»)

Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (для документів тривалого зберігання )

Документи тривалого зберігання (більше 10 років) не можуть бути виключно в електронній формі. Друк їх паперового варіанту повинен бути із штрих-кодом або QR-кодом із зазначенням даних юридичної особи та дати накладання електронно-цифрових підписів та печаток.

Друкування документів тривалого зберігання

Друк на одному боці аркушу, якщо термін зберігання документу 10 і більше років.

рук на лицьовому і зворотному боці аркушу, якщо це документ тимчасового зберігання.

Бланк документу

А4; А5; АЗ ( для документів у вигляді таблиць).

Поля для бланків документів

Ліве -30 мм; праве - 10 мм; Верхнє та нижнє - 20 мм.

Розміри відступів від лівого поля документів

Для абзаців у тексті — 10 мм; реквізиту «Адресат» — 90 мм; реквізиту «Гриф затвердження» — 100 мм.

Розташування реквізитів на бланках

Кутове (постійні реквізити організаційно-розпорядчого документу знаходяться у верхньому лівому куті аркушу)

Поздовжнє (постійні реквізити організаційно-розпорядчого документу знаходяться уздовж лівому куті аркушу)

 

Найголовнішим питанням для суб’єктів господарювання досі є обов’язковість оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно вимог ДСТУ 4163:2020.

Попередній ДСТУ 4163:2003 згідно із Правилами діловодства №1000/5 був обов’язковим. Логічно, що і новий стандарт оформлення реквізитів буде мати таку ж силу. Однак, поки не були внесені зміни в іншу нормативно-правову базу (Зокрема правила діловодства №1000/5) говорити про доцільність застосування юридичними особами ДСТУ 4163:2020 рано, оскільки обов’язок його застосування поки не є досить аргументованим та очевидним.

Важливо: винятком для застосування правил ДСТУ 4163:2020 може бути подача копій організаційно-розпорядчих документів компанії до державних органів, оскільки ці документи приймаються тільки із відміткою про засвідчення копій оформленою згідно вимог діючого ДСТУ.

 

OGP - LAWYERS & ACCOUNTANTS
Підписуйтеся і задавайте Ваші питання на нашій сторінці у Facebook
5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 5.00

 

Працюємо та разом допомагаємо Перемагати

 

ОТРИМАЙТЕ БЕЗКОШТОВНУ КОНСУЛЬТАЦІЮ

МИ ЗАВЖДИ НА ЗВЯЗКУ В МЕСЕНДЖЕРАХ

+38 067 469 83 30

 

або

OGP - Lawyers & Accountants