Із першого вересня 2021р. набрав чинності ДСТУ 4163:2020. Його мета – здійснення оформлення службових документів державними органами, підприємствами, установами та іншими юридичними особами за встановленими реквізитами і згідно вимог до їх оформлення незалежно від носія інформації.
Використання ДСТУ 4163:2020 фізичними особами-підприємцями при оформленні службових документів не є обов’язковим (тільки за власним бажанням), оскільки в стандарті про них нічого не вказано.
Дія ДСТУ 4163:2020 розповсюджується на наступні організаційно-розпорядчі документи:
Організаційні:
- Статути;
- Положення;
- Штатний розпис;
- Посадові інструкції.
Розпорядчі:
- Постанови;
- Розпорядження;
- Рішення;
- Накази.
Інформаційно-аналітичні (документи, що створюються в ході діяльності підприємства):
- Службові записки;
- Пояснювальні записки;
- Довідки;
- Акти.
Важливо: вся кадрова документація повинна орієнтуватись на вимоги прописані в даному стандарті.
У ДСТУ 4163:2020 відображені зміни пов’язані із:
- Змістом та місцем розташування реквізитів в організаційно-розпорядчих документах;
- Складом реквізитів в організаційно-розпорядчих документах;
- Вимогами до виготовлення та здійснення оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Обов’язковими для юридичних осіб є наступні реквізити:
- Назва юридичної особи;
- Вид документу;
- Дата складання документу;
- Реєстраційний індекс;
- Заголовок до тексу;
- Текст;
- Підпис.
Мова документів виключно українська, можливий виняток тільки при здійсненні спілкування юридичної особи із нерезидентом (за такої умови документ складається двома мовами: ліворуч українською, праворуч іноземною).
Що робити директору при оформленні документів? Аутсорсинг ці питання вирішує.
Оформлення організаційно-розпорядчих документів згідно ДСТУ 4163:2020
ВИМОГА |
ОФОРМЛЕННЯ |
Підпис |
Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ. |
Адресат |
Посада, власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ адресата (у давальному відмінку). |
Гриф затвердження документа |
Слово «ЗАТВЕРДЖУЮ» (без лапок), найменування посади, особистий підпис, власне ім’я, прізвище особи і дата затвердження. |
Резолюція |
Прізвище/прізвища, власне ім’я/імена виконавця/виконавців (у давальному відмінку), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. |
Віза (внутрішнє погодження) документа |
Найменування посади (за бажанням), особистий підпис, власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ особи, яка візує документ, дата візування. |
Відмітка про засвідчення копії документа |
Згідно з оригіналом (без лапок), найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ, дата засвідчення копії. |
Відомості про виконавця документа |
Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону. |
Відмітка про ознайомлення з документом |
З документом ознайомлений/ознайомлена (без лапок), особистий підпис, власне ім’я, дата, (працівник особисто проставляє під час ознайомлення із документом). |
Відмітка про виконання документа |
До справи (без лапок), номер справи, у якій документ зберігатиметься, посилання на дату й реєстраційний індекс документа, що засвідчує виконання, найменування посади, особистий підпис, власне ім’я та прізвище відповідальної особи, дата оформлення відмітки. |
Найменування підприємства |
ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (допустимим є використання напівжирного прямого шрифту). Важливо: найменування повинне відповідати повному найменуванню, яке прописано в статуті, нижче повного найменування розміщують скорочене (якщо воно прописане в статуті). |
Назва виду документа |
ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ (допустимим є використання напівжирного прямого шрифту). Важливо: у листах назву виду документу не вказують. |
Емблема або торговельна марка |
З лівого боку аркушу від найменування юридичної особи . |
Реєстраційний індекс документа |
Порядковий номер документу (тільки в межах групи зареєстрованих документів), через риску можливе доповнення індексами. |
Дата документа |
Цифровий: крапка в кінці документу не проставляється, якщо число містить одну цифру, обов’язково попереду проставляється нуль. Словесно-цифровий (для документів фінансового характеру): якщо число містить одну цифру, обов’язково попереду проставляється нуль. |
Реквізити поштового адреса |
Послідовність: 1. Назва вулиці; 2.номер будинку; 3. Номер корпусу чи офісу (за наявності); 4. Назва населеного пункту, району, області; 5. Поштовий індекс. Важливо: якщо юридична адреса юридичної особи відрізняється від місця фактичного провадження діяльності потрібно зазначати обидві адреси. |
Місце складання документа |
Зазначається в усіх документах ( виняток листи). Місце складання повинне відповідати вимогам КАТОТТГ. |
Підпис документа у разі відсутності посадової особи |
Підписує заступник посадової особи або інша уповноважена особа: Посада Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ. Важливо: використання словосполучення «Виконувач обов’язків» до найменування посади можливе тільки за наявності розпорядчого документу. При відсутності посадової особи, що прописана в документі (якщо передрукувати організаційно-розпорядчий документ не має можливості) рукописним або машинописним способом вносять виправлення щодо посади підписанта. |
Відбиток печатки |
Охоплює останні кілька літер посади особи, що уповноважена підписувати організаційно-розпорядчий документ (але не її особистий підпис) або спеціально відведеному місці (відмітка «МП») |
Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (для документів тривалого зберігання ) |
Документи тривалого зберігання (більше 10 років) не можуть бути виключно в електронній формі. Друк їх паперового варіанту повинен бути із штрих-кодом або QR-кодом із зазначенням даних юридичної особи та дати накладання електронно-цифрових підписів та печаток. |
Друкування документів тривалого зберігання |
Друк на одному боці аркушу, якщо термін зберігання документу 10 і більше років. рук на лицьовому і зворотному боці аркушу, якщо це документ тимчасового зберігання. |
Бланк документу |
А4; А5; АЗ ( для документів у вигляді таблиць). |
Поля для бланків документів |
Ліве -30 мм; праве - 10 мм; Верхнє та нижнє - 20 мм. |
Розміри відступів від лівого поля документів |
Для абзаців у тексті — 10 мм; реквізиту «Адресат» — 90 мм; реквізиту «Гриф затвердження» — 100 мм. |
Розташування реквізитів на бланках |
Кутове (постійні реквізити організаційно-розпорядчого документу знаходяться у верхньому лівому куті аркушу) Поздовжнє (постійні реквізити організаційно-розпорядчого документу знаходяться уздовж лівому куті аркушу) |
Найголовнішим питанням для суб’єктів господарювання досі є обов’язковість оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів згідно вимог ДСТУ 4163:2020.
Попередній ДСТУ 4163:2003 згідно із Правилами діловодства №1000/5 був обов’язковим. Логічно, що і новий стандарт оформлення реквізитів буде мати таку ж силу. Однак, поки не були внесені зміни в іншу нормативно-правову базу (Зокрема правила діловодства №1000/5) говорити про доцільність застосування юридичними особами ДСТУ 4163:2020 рано, оскільки обов’язок його застосування поки не є досить аргументованим та очевидним.
Важливо: винятком для застосування правил ДСТУ 4163:2020 може бути подача копій організаційно-розпорядчих документів компанії до державних органів, оскільки ці документи приймаються тільки із відміткою про засвідчення копій оформленою згідно вимог діючого ДСТУ.